DXで働き方改革を推進。導入の流れと効果的な活用方法を解説

DXで働き方改革を推進。導入の流れと効果的な活用方法を解説
2019年から積極的に推進されている「働き方改革」。働き方改革を実現するために注目されているのがDX(デジタルトランスフォーメーション)です。DXを活用した業務効率化は、生産性向上のために不可欠とされています。
しかし、DXを自社の働き方改革に活用するには、DXの趣旨や効果を理解する必要があります。

今回はDXの基本から、働き方改革への活用方法、自社に導入する際のポイントまで解説していきます。

1.働き方改革とDXの関係

ここ数年、多くの企業が重点的に取り組んでいるDX。DXは単に業務のデジタル化にとどまりません。データとデジタル技術を活用することで、企業文化や風土の変革、競争優位性の確立までを目指すものです。

労働生産性向上を目指す働き方改革にとって、DXの浸透は重要な要素とされています。

DXはデジタル技術を活用すること

DXは、2004年にスウェーデンにあるウメオ大学の教授、エリック・ストルターマン氏によって提唱された概念です。ビジネスに限定せず、「ITの浸透によって人々の生活をあらゆる面でより良い方向に変化させること」と定義されています。

この考えをビジネスへ発展させたのが、2010年代から提唱される「デジタル・ビジネス・トランスフォーメーション」です。日本でもDXは関心を集め、経済産業省は企業は競争力維持・強化のためにDXをスピーディーに進める必要があるとまとめています。

「DX 推進指標」による定義

企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や

社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務その

ものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること

DXが注目される理由

働き方改革に関連しDXが注目される理由の1つが、「2025年の崖問題」。企業で導入されている多くのITシステムが老朽化を迎え、刷新が必要になるというものです。DXが進まなければ2025年以降、最大で年間12兆円の経済損失が生じる可能性があるとされています。

また、テクノロジーの発展により消費行動や顧客との繋がりが変化し、企業の成長のためには対応が不可欠となります。デジタルを活用していくために、企業内部もデジタル技術を用いた変革が求められているのです。

働き方改革実現にはDXが不可欠

働き方改革は、これまでの長時間勤務前提の働き方を見直し、労働生産性を向上することを目指しています。そのためには業務の機械化や効率化が重要な手段です。

急速に拡大したリモートワークへの対応にもDXは重要な役割を果たします。多様な働き方を実現するためにも、DXの活用を推進する必要があるのです。

各企業は、働き方改革に対応した制度変更だけでなく、業務内容やワークフローの見直し、改善も求められています。

2.働き方改革を促進するDX活用ポイント

企業は働き方改革を促進するにあたって、具体的にどのようにDXを活用できるのでしょうか。

活用例を2つ紹介します。

RPAの活用で定常業務を自動化

RPAはRobotic Process Automationの略称で、ソフトウェアロボットを使って定常業務を自動化する取り組みです。RPAにより自動化できる業務としては、受注伝票の処理や経費精算などの単純作業を繰り返すパソコン業務などが該当します。

バックオフィス業務は、このような単純作業に時間を費やしているケースが多いです。RPAに置き換えることで単純作業を素早く正確に処理が可能です。

RPAの活用で人件費を削減するだけでなく、人はより付加価値の高い業務に集中できるようになります。

RPAを導入するには、これまで手書きでおこなっていた作業をシステム化したり、データベースを作成したりすることが必要です。導入の手間とコストはかかりますが、業務のデジタル化が進むことでRPAを始めとするシステムの導入がしやすくなることもメリットです。

RPAはDXにおいて重要なツールなのです。

リモートワークによる業務効率化

コロナウイルス感染症拡大対策で急速に広がったリモートワーク。オフィスに出社せず、自宅など離れた場所で働くことで、ワークライフバランスを保ったり、仕事や住む場所の選択肢が広がります。

一方で、リモートワーク実現のためには様々なインフラの整備が必要です。

  • 情報漏洩などに備えたセキュリティ対策
  • 従業員同士の情報共有やコミュニケーションを円滑におこなうためのツール導入
  • 人事評価のための業務の見える化

など、リモートワークでもオフィスと変わらない業務効率を達成するには、ソフト・ハード両面に課題があります。働き方改革の一環としてリモートワークを取り入れる場合、DXを活用した課題解決が不可欠です。

3.DX活用による働き方改革実現の流れ

DXを活用するためには、ツールの導入だけでは効果を発揮しません。自社の状況に合わせて、段階的に取り組む必要があります。

DX導入の準備から運用までを5つのステップで紹介します。

ステップ1.自社の現状と課題を整理

DX導入にあたって自社に最適なツールや運用システム、体制を決定するために、現状の確認と課題の整理を最初におこなう必要があります。

会社ごとに、DXで改善すべき課題や、ITツールの活用状況、定常業務の内容、人員リソースが異なります。現状や課題の確認では、業務をおこなっている担当者など現場の声を吸い上げることが重要です。

課題を明確化した上で、DXをおこなう目的を決定します。導入したツールやシステムを最適に運用するには、DXによってどんな成果を得たいか、共通認識を持つことが重要です。目的や解決すべき課題が不明確であると、一貫した施策を立てにくくなり、現場の疲弊を招く恐れがあります。

ステップ2.DX導入の体制を整える

DX導入のためには、予算やIT人材の確保が必要です。特にデジタルの活用で何が実現できるかを理解し、実行を担っていく担当者が不可欠です。非IT企業の場合は、既存社員では対応できないケースも多くなるため、コンサルタントに依頼したり、人材採用の必要も出てきます。

次々新しい技術やツールが登場するため、素早く意思決定できるような座組みを作っておくことも重要です。

DXは一気に全社へ導入しようとすると、スムーズに進まない可能性が上がります。そのため、まずは部署や業務単位など、範囲を限定してスタートし、徐々に拡大していくのがベターです。

ステップ3.最適なツールの検討・選定

DXへの注目が高まる中で、様々な業務自動化、デジタル化ツールが誕生しています。ツールごとに機能やコスト、得意な分野などの特徴があります。業種、従業員規模、目的などにより最適なツールが異なるため、自社で設定したDXのゴールや状況によって洗濯が必要です。

最近は非エンジニアでも利用できるITツールが増えています。検討する際は、どの程度のスキルを持つ従業員がどのように使うかを把握した上でおこないましょう。

ステップ4.運用方法、ワークフローの検討と従業員教育

ITツールやデータ活用は、これまでのワークフローに置き換わり継続して利用することを前提としています。しかし、ITツール導入後に起こる問題として「現場で使いこなせない」「慣れたやり方に戻ってしまう」というものがあります。

ツールを効果的に活用するには、現場が利用しやすい運用方法を採用すること。必要に応じワークフローの変更もおこなうことが重要です。さらに、ITツールを日頃から利用する従業員に使い方を教育し、円滑に業務をデジタル化できるようサポートする必要があります。

ステップ5.PDCAによる改善

ITツールは導入して終わりではなく、運用状況を見ながら継続的な最適化が必要になります。業務効率化の効果を数値で把握したり、現場の声を聞くなど、定性的・定量的に状況を確認し評価しましょう。

当初設定した目的と状況を比較し、ワークフローや運用方法の見直しをおこなうことが大切です。

まとめ

DXは企業の働き方改革実現に効果的な役割を果たしてくれます。それだけでなく、ビジネスチャンスの拡大に貢献したり、自然災害や感染症などの緊急事態に直面した時も、ビジネスへの影響を抑えることが可能になるなど様々な効果を期待できます。

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