部品表管理をエクセルで行うメリット・デメリットとは？ BOMシステムとの比較と併せて解説

製造業における部品管理の重要性

部品管理とは、企業が保持している部品の数量や場所を管理することを指します。

具体的には、製品の製造に必要な部品やコンポーネントの計画、調達、保管、配布を含む戦略的な業務です。適切な部品管理を実現することで、機器の信頼性、可用性、パフォーマンスを確保し、ダウンタイムとコストを最小限に抑えることができます。

部品管理において重要な要素の一つが部品表（Bill of Materials, BOM）です。BOMは、製品を製造する際に必要な部品を一覧表にしたもので、設計部品表（E-BOM）と製造部品表（M-BOM）の2種類があります。

部品表管理をエクセルで行うメリット

紙ベースで行われていた部品表管理の代替ツールとして最も広く普及しているのが「エクセル」です。部品表管理をエクセルで行うメリットについては、以下のような点が挙げられます。

コストが安い

部品表管理をエクセルで行うことの最大のメリットの一つは、コストの低さです。専用システムの導入に比べ、エクセルのライセンス費用は非常に安価です。また、クラウドサービスのような月額料金も発生しません。既存のPCやソフトウェア環境を活用できるため、追加のハードウェア投資も不要です。さらに、アップデートやメンテナンスにかかる費用も最小限に抑えられるため、長期的な運用コストも低く抑えることができます。

これらの要因により、特に小規模企業や個人事業者にとって、エクセルは非常にコストパフォーマンスの高い選択肢となります。

特別な知識・技能が要らない

特別な知識や技能を必要としないことも、エクセルを使用した部品表管理の大きな利点です。多くの社員がすでにエクセルの基本操作に慣れているため、新しいシステムの導入に比べて学習曲線が緩やかです。複雑な機能を使わなくても、基本的な表作成とデータ入力だけで十分に管理できます。

また、オンラインでの無料チュートリアルや解説記事が豊富にあるため、必要に応じて自己学習も容易に行えます。さらに、社内での技術サポートも、専門のIT部門に頼らずに一般社員同士で対応できることが多く、導入時の教育コストや時間を大幅に節約できます。

共有がしやすい

エクセルを使用することで、部品表の共有が非常に容易になります。メール添付やネットワークドライブを通じて、即座にファイル共有が可能であり、複数の部門やチーム間での情報伝達がスムーズに行えます。また、バージョン管理機能を使用することで、変更履歴の追跡や旧バージョンへの復元が簡単に行えるため、データの一貫性を保ちやすくなります。同時編集機能を活用すれば、リアルタイムでの協働作業も可能になり、チームの生産性を向上させることができます。

さらに、エクセルの互換性の高さにより、異なるデバイスや環境でも問題なく閲覧・編集ができるため、社内外問わず柔軟な情報共有が実現できます。

部品表管理をエクセルで行うデメリット

一方、下記のようなデメリット・注意点も指摘されます。

入力ミスのリスク

エクセルでの手動入力は、単純なタイプミスから数値の桁間違いまで、様々な入力ミスが発生しやすい環境です。特に、大量のデータを扱う際には、集中力の低下や疲労により、ミスの頻度が高まる可能性があります。また、コピー＆ペースト操作の際に、誤って別のセルの情報をコピーしてしまうことも考えられます。

これらのミスは、発注数量の誤り、在庫数の不一致、部品番号の間違いなど、重大な問題につながる可能性があります。

業務負荷の増大

部品点数が多い場合、エクセルでの管理は非常に時間と労力を要します。例えば、新規部品の追加、既存部品の情報更新、在庫数の調整などの作業が日常的に発生します。特に、製造業などで数千から数万点の部品を扱う場合、これらの作業量は膨大になり、担当者の業務時間の大部分を占めてしまう可能性があります。

また、データの整合性を保つためのチェック作業も必要となり、さらに業務負荷が増加します。

情報の属人化

エクセルでの管理は、ファイルの構造や入力ルールなどが担当者の裁量に委ねられることが多く、結果として情報が属人化しやすくなります。例えば、特定の担当者だけが理解できる略語や独自の分類方法を使用していると、他の社員が情報を正確に理解し、活用することが困難になります。

また、担当者の退職や異動時に、適切な引き継ぎがなされないと、重要な情報やノウハウが失われる危険性があります。

機能の制限

エクセルは汎用的なスプレッドシートツールであるため、専門の部品表管理システムと比較すると機能面で劣る部分があります。例えば、複数ユーザーによるリアルタイムの同時編集、変更履歴の詳細な管理、部品間の関係性の視覚化、自動的な在庫アラート機能などが不足しています。

また、大量のデータを扱う際のパフォーマンスも問題になる可能性があり、ファイルの読み込みや保存に時間がかかったり、操作が遅くなったりすることがあります。

進捗管理が難しい

エクセルでは、リアルタイムでの情報共有が難しいため、製造部門からの発注進捗の問い合わせに即座に対応することが困難です。例えば、発注状況、納期、在庫状況などの最新情報を常に反映させることが手作業となり、タイムラグが発生します。そのため、問い合わせのたびに確認作業が必要となり、コミュニケーションコストが増加します。

また、複数の担当者が同じファイルを別々に更新している場合、情報の不一致が生じる可能性もあります。

これらのデメリットを考慮すると、エクセルでの部品表管理は小規模なプロジェクトや簡易な管理には適しているものの、大規模な製造業や複雑なプロジェクトには専用の管理システムの導入が推奨される場合があります。

部品表管理の効率化を実現するBOMシステムについて

部品表管理の効率化をさらに実現するためのツールとして有用なのがBOMシステムです。

BOMシステムは、製品の製造に必要な部品や材料の情報を一元管理するシステムで、部品管理の効率化はもちろん、生産性の向上、コスト削減などが期待できます。また、設計変更や製品のバージョン管理にも役立ち、製品開発から製造、販売までの一連のプロセスを効果的に支援します。

BOMシステムとエクセルの比較

エクセルとBOMシステムの比較において、最も重要な点は「機能性と効率性」です。特に以下のような観点による比較が推奨されます。

自動化と更新管理

BOMシステムは部品表の自動更新や変更履歴の管理が可能です。そのため、設計変更が発生した際の影響範囲の特定や更新が迅速かつ正確に行えます。エクセルではこれらの作業が手動となり、ミスや遅延が発生しやすいです。

情報の一元管理と共有

BOMシステムは部品情報を一元管理し、各部門での情報共有をスムーズに行えます。そのため、情報の分散化や属人化を防ぎ、全社的な効率化を実現します。エクセルではファイルのバージョン管理や共有が煩雑になりがちです。

機能の多様性

BOMシステムには在庫管理、製品管理、工程管理など多様な機能が統合されており、製造工程全体を通じた管理が可能です。エクセルはこれらの機能が限られており、複数のツールやシートを併用する必要があります。

エラーの削減

BOMシステムはデータ入力や更新時のエラーを減少させる機能が充実しており、人的ミスを大幅に減らすことができます。エクセルでは手動入力が基本であり、ミスが発生しやすいです。

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