購買管理とは？ 購買管理の5原則と購買管理システムの機能一覧をご紹介

購買管理とは？

JIS規格によると、購買管理は「生産活動に当たって、外部からの適正な品質の資材を必要量だけ、必要な時期までに経済的に調達するための手段の体系」と定められています。つまり、購買業務に伴うプロセスの全般のことを指し、「必要な資材を必要なときに、必要な量だけ、できるだけ高品質で安価に」購入するための管理プロセスです。適切な購買管理を実現するには、これらの要素の優先度をバランス良く合理的にコントロールしなければいけません。

購買管理の5原則

適切な購買管理を行うためには、守るべき必要不可欠な基本原則があり「購買管理の5原則」と呼ばれています。

適切な取引先の選定する

まずは適切な取引先を選定する必要があり、購入先の候補として挙がっている取引先の「与信管理」や調達ルートの確認を行います。与信管理とは、取引先の企業としての安心感に加え、いくらまで取引額を増やしても問題がないかという観点を取引先ごとに設定することを指します。

適切な品質を確保する

次に、求めている品質基準をクリアしている商品を選定します。この先に、購入を検討している取引先の品質管理体制を確認にしておくと良いでしょう。

適切な数量を決定して確保する

必要な量を必要な分だけ確保します。資材が足りなくなったとしても、反対に余剰が発生したとしても、どちらにもしてもその分は企業の利益低下に繋がるものです。在庫管理を軽視せずに必要なリソースをきちんと割くべきでしょう。

適切な納期を決定して確保する

全体的な生産計画に照らし合わせて、納期を設定します。計画に遅れが出ないように、ある程度の問題が発生した場合も想定した納期計画を立てる必要があります。

適切な価格を決定する

当然、少しでも安く仕入れることができればその分企業の利益に繋がるため、適切な価格で購入する必要があります。仕入れする製品やサービスが適正な価格かを慎重に見極め、購入を履行します。

購買プロセスを効率化する「購買管理システム」の機能一覧

購買プロセスに伴う業務（見積取得・発注処理・検収処理など）を管理し、効率化を実現するシステムが「購買管理システム」です。ここでは、購買管理システムに備わっている基本的な機能を8つご紹介します。

購買計画

購買計画とは、製品の生産計画に基づいて「どの企業から、どのくらいの量を、いくらで」購買するかを計画することで、購買管理システムはこのプロセスを可視化します。計画立案を作成する際に発生し得る入力ミスを減らすことができるのはもちろんのこと、PC上・クラウド上で社員間の共有をスムーズに行えます。

仕入先管理

仕入れする資材が直接材なのか間接材なのかによって仕入れ先も異なりますし、自社が生産する製品が多数ある場合はその分仕入れ先も増えることになります。システムを活用することで、多岐に渡る管理先の仕入れ履歴（いつ・何を・どのくらいの量を）を管理し、その情報を基に将来の購買予定を可視化することができます。

契約管理

契約管理機能は、文字通り仕入れ先との契約内容を管理するための機能です。システムによっては契約終了が近づいたタイミングで通知をしてくれるようなものもあります。

発注管理

仕入れ先に発注した発注情報を一元管理できるのが発注管理機能です。前述したように発注先は多岐に渡るケースがほとんどのため、システムを活用して管理することで猥雑な業務を楽にしてくれます。また、自社に届いた資材の確認・検品が行いやすくなるメリットもあります。

価格管理

製品の生産に必要な資材はもちろんのこと、事務用品のようなものも含めると、企業が運営を行う上で求められる仕入れの総額は相当のものとなります。そのため、個別の仕入れ額が適正か常に見極め、できれば少しでも安く仕入れることを求められます。価格管理機能では、これまでの仕入れ価格を一元管理できるため、新しい仕入れ先を探す際などの比較情報として役立ちます。

納期管理

納期管理機能を活用することで、発注から納品における現在のステータスを可視化することができます。発注した資材が納期までにきちんと届くかをリアルタイムで把握することができるため、仮に納期に遅れが生じる場合でも迅速な対応を講じることが可能です。

品質管理

届いた資材が、求めていた品質基準をクリアしてるか確認する必要があります。仮に品質が悪いものが混じっていた場合でも、個数・量や状態を正確に把握できれば、生産計画に影響する被害を最小限に留めることができます。また、システムを活用することで、品質基準を満たしていない仕入れ先を可視化することができるため、今後の購買計画に活かすことが可能です。

検収・支払管理

発注して届いた資材の研修情報を管理する機能が、検収・支払管理機能です。検収から支払いまでに必要な業務プロセスと現在のステータスを可視化できるのはもちろんのこと、検収・支払いが完了していない案件に対してアラートをしてくれるようなシステムもあります。

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購買管理システムの選び方

各社が提供している購買管理システムにはそれぞれ特徴があり、得意・不得意もあります。導入後に機能を十分に活用できないといったケースを避けるためにも、購買管理システムを選ぶ際のポイントとして以下を確認しておくと良いでしょう。

・オンプレミス型かクラウド型か
・他の社内システムとの連携が可能か
・導入的を果たすための機能を搭載しているか
・自社の業態に近い導入実績があるか

さいごに

今回は、購買管理についてご紹介しました。適切な購買管理を実現するために必要不可欠な「購買管理の5原則」について、購買管理システムに搭載されている基本的な８つの機能について、そして、システムを選ぶ際に意識すべきポイントについて、それぞれご紹介しています。

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