見積もりシステムの比較に重要なポイントとは?おすすめ製品5選をご紹介

見積もりシステムの比較に重要なポイントとは?おすすめ製品5選をご紹介
見積もりシステムとは、外観検査見積もり業務にまつわる課題点に貢献できるソリューションです。この記事では、見積もりシステムの比較に重要なポイントや、おすすめ製品5選をご紹介しています。

見積もり業務の課題へ貢献が期待できる「見積もりシステム」とは?

見積もり業務の課題へ貢献が期待できる「見積もりシステム」とは?

見積もり業務にまつわる課題点は数多くあります。特に作成する見積もり書の数が膨大であったり、その種類や項目が多岐にわたる場合などは、管理が猥雑にならないように特に気をつけなければなりません。

また、見積もり作成にかかる時間を短縮することは生産性の向上にも繋がりますし、ノウハウを従業員に共有することでその効果はますます期待できるようになります。しかしその一方で、記載する内容が誤っていてはトラブルやクレームを招く可能性がある業務のため、スピードと正確性の両立が求められます。

見積もりシステムを導入するメリット

見積もりシステムを導入するメリット

上記でご紹介したような、見積もり業務にまつわる課題点に貢献できるソリューションが「見積もりシステム」です。

見積もり業務の簡略化・効率化

見積もりシステムを導入することで、見積もり作成・管理にまつわる様々な情報を一元管理できるようになります。情報を一元管理できるメリットは、顧客情報や類似した見積もり項目を分類・整理できることであり、このことによって見積書を作成する業務が簡略化されるようになります。

また、仕入れ部門や他営業の担当者等に確認をしながら見積もり作成を進めなければならないような現場にも、見積もりシステムの導入は有用です。一元管理した客観的な情報を元に項目の洗い出しができるようになるため、見積もり作成を誰でも行える環境を実現しやすくなります。

ペーパーレス化

従来の見積もり書の受け渡しは、作成した書類を印刷し、FAXや手渡しをするケースが主流でした。しかし、ネット技術の発展・普及により、近年ではPDF化したデータをメールでやり取りするケースも少なくありません。

見積もりシステムを活用することによって、PDF化はもちろんのこと、ブラウザで閲覧・確認をしてもらえるようなことも実現できます。そのため、見積もり書の作成に必要だった印刷費を削減できるようになり、社内のペーパーレス化に繋がります。

客観的な改善施策を講じられる

見積もりシステムの応用的な活用手段として、改善分析に用いる例が挙げられます。過去に作成した見積もり書とそれぞれの成約率を洗い出すことで、項目や価格設定と契約の成否との関係性を可視化することができるようになるため、成約に結びつきやすい見積もり書の傾向が分析可能です。

また、これらの情報を営業部門やマーケティグ部門と共有することで、新しい営業戦略を講じるきっかけにも繋がります。

見積もりシステムを選ぶ際に意識するポイント

見積もりシステムを選ぶ際に意識するポイント

見積もりシステムは、提供されるメーカーによって特徴や機能に大きく違いがあります。そのため、自社の業態や目的に適したシステムを選択して導入することが重要です。ここでは、見積もりシステムを選択する際に意識すべきポイントを3つご紹介いたします。

クラウド型かオンプレミス型か

見積もりシステムに限らず、システム系のソリューションを導入する際は「クラウド型」か「オンプレミス型」かを選択する必要があります。

クラウド型は自社で環境を用意する必要がないため、初期費用を抑えられることができたり、外出先でパソコン・タブレット・スマホを用いて見積書を作成できるようなメリットがあります。 一方、オンプレミス型は自社のサーバーで独自に環境を構築する必要があるため、その分初期費用が掛かってしまいます。しかし、オリジナルにカスタマイズがしやすくなるため、より自社に適したシステムの構築を実現できるメリットもあります。

自社の業態に適した機能を有しているか

自社の業態によって、見積もり作成に必要な項目や作成の工程には違いがあります。そのため、システムが有している機能と自社の見積もり作成業務のフローを照らし合わせて、必要な機能の有無と使いやすさを事前に考慮しておく必要があります。

他のシステムとの連携が可能か

積もりシステムは、他部門との共有や他システムとの連携を実現することによって、より効果を発揮します。複雑な見積もり作成の業務を誰でも行える環境を作ることによって、全体的な生産量の増加を期待できるようになるからです。

特に営業部門が利用しているシステムとの連携は必須であり、顧客の情報と見積もりにまつわる情報を連携しておくことで、顧客ごとに適した見積もり作成を迅速に行うことができるようになります。

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